Digitalisierung und Künstliche Intelligenz sind wichtige Hebel, um Prozesse effizienter zu gestalten, Routinetätigkeiten zu reduzieren, Daten besser zu nutzen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
Gleichzeitig stehen viele kleine und mittlere Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen:
Wo bringt Digitalisierung wirklich Nutzen?
Welche Prozesse sollten zuerst verbessert werden?
Welche KI-Anwendungsfälle sind sinnvoll und realistisch?
Welche Maßnahmen sind förderfähig?
Welche Lösung passt zu uns bei den vielen Angeboten am Markt?
Wie kann ein Digitalisierungsprojekt trotz voller Auftragsbücher, knapper Ressourcen und laufendem Tagesgeschäft umgesetzt werden?
Und wie wird aus einer Idee ein konkretes Projekt?
Genau hier setzt mein Beratungsansatz an: Ich verkaufe keine fertige Softwarelösung. Im ersten Schritt steht immer der konkrete Anwendungsfall im Unternehmen im Mittelpunkt. Erst wenn klar ist, welches Problem gelöst, welcher Prozess verbessert oder welche Effizienzsteigerung erreicht werden soll, suchen wir im nächsten Schritt nach der passenden digitalen Lösung oder KI-Anwendung.
Förderprogramme wie ERFOLG.PLUS 26 und DIGITAL.PLUS26 können dabei helfen, diesen Weg strukturiert und mit finanzieller Unterstützung zu gehen – von der ersten Potenzialanalyse bis zur konkreten Umsetzung.
Weiterführende Links:
- Weitere Praxisvideos für KMU: AKUB YouTube-Kanal
Warum Digitalisierung und KI für KMU jetzt besonders relevant sind
Viele KMU arbeiten mit gewachsenen Prozessen. Abläufe funktionieren zwar, sind aber oft stark von einzelnen Personen abhängig. Informationen werden mehrfach erfasst, Daten liegen in unterschiedlichen Systemen, Excel-Listen ergänzen bestehende Softwarelösungen und wichtige Entscheidungen basieren häufig auf Erfahrungswissen statt auf aktuellen Daten.
Das ist im Alltag verständlich. KMU müssen Aufträge abwickeln, Kund betreuen, Qualität sichern, Mitarbeitende koordinieren und gleichzeitig wirtschaftlich bleiben. Für strategische Digitalisierungsprojekte bleibt oft wenig Zeit.
Genau deshalb ist es wichtig, Digitalisierung und KI nicht als zusätzliches Großprojekt zu verstehen, sondern als gezielten Hebel für Entlastung und Effizienz.
Typische Ansatzpunkte sind:
- weniger manuelle Routinetätigkeiten
- weniger Doppelarbeiten und Medienbrüche
- bessere Nutzung vorhandener Daten
- schnellere Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
- effizientere Planung von Ressourcen
- bessere Transparenz in Prozessen
- Unterstützung bei Qualität, Dokumentation und Kommunikation
- Entlastung von Mitarbeitenden im Tagesgeschäft
Entscheidend ist jedoch: Nicht jedes Tool löst automatisch ein relevantes Problem. Der Nutzen entsteht erst dann, wenn Technologie zum tatsächlichen Bedarf im Unternehmen passt.
Erst der Anwendungsfall, dann die Lösung
Der Markt für digitale Tools, Automatisierungslösungen und KI-Anwendungen wächst rasant. Für viele Unternehmen ist es schwer zu beurteilen, welche Lösung wirklich passt.
Soll ein Prozess automatisiert werden?
Braucht es bessere Datenstrukturen?
Kann KI bei Analyse, Dokumentation oder Entscheidungsunterstützung helfen?
Reicht ein bestehendes Softwaremodul aus?
Oder ist zuerst eine organisatorische Klärung notwendig?
Die Reihenfolge sollte lauten:
1. Problem verstehen
Was verursacht heute Aufwand, Fehler, Wartezeiten oder unnötige Kosten?
2. Anwendungsfall definieren
Was soll konkret verbessert werden? Welcher Prozess, welche Tätigkeit oder welche Entscheidung steht im Mittelpunkt?
3. Nutzen bewerten
Welche Wirkung ist realistisch? Geht es um Zeitersparnis, bessere Qualität, weniger Fehler, mehr Transparenz oder bessere Planbarkeit?
4. Lösung auswählen
Erst danach wird geprüft, welche digitale Lösung, Automatisierung oder KI-Anwendung geeignet ist.
5. Umsetzung realistisch planen
Gerade in KMU muss ein Projekt so gestaltet sein, dass es parallel zum Tagesgeschäft machbar bleibt.
Dieser Ansatz verhindert, dass Unternehmen Zeit und Geld in Lösungen investieren, die zwar technisch interessant sind, aber im Alltag kaum Nutzen bringen.
ERFOLG.PLUS 26: Potenziale erkennen und Klarheit schaffen
ERFOLG.PLUS 26 ist ein Förderprogramm der WKO Oberösterreich für EPUs sowie kleine und mittlere Unternehmen mit Firmensitz in Oberösterreich. Gefördert wird externe Beratungsleistung in bestimmten Themenfeldern.
Dazu zählen unter anderem:
- Unternehmensstrategie
- Automatisierung
- Geschäftsprozesse
- Innovation
- Künstliche Intelligenz
- Informations- & Cyber-Sicherheit
Diese Förderung eignet sich besonders gut als Einstieg, wenn ein Unternehmen noch nicht genau weiß, wo Digitalisierung oder KI den größten Nutzen bringen kann.
Typische Fragen für eine Potenzialanalyse sind:
- Wo verlieren wir heute Zeit?
- Welche Tätigkeiten wiederholen sich häufig?
- Wo entstehen Fehler oder Doppelarbeiten?
- Welche Prozesse sind besonders abhängig von einzelnen Personen?
- Welche Daten sind vorhanden, werden aber noch nicht ausreichend genutzt?
- Welche KI-Anwendungsfälle könnten realistisch Mehrwert bringen?
- Welche nächsten Schritte sind sinnvoll und machbar?
Das Ziel ist nicht, sofort eine große Lösung einzuführen. Ziel ist es, Klarheit zu gewinnen: Wo steht das Unternehmen heute, welche Potenziale gibt es und welche Maßnahmen sollten priorisiert werden?
ERFOLG.PLUS 26 kann damit ein sinnvoller erster Schritt sein, um Digitalisierungs- und KI-Projekte strukturiert vorzubereiten.
DIGITAL.PLUS26: Umsetzung gezielt voranbringen
Während ERFOLG.PLUS 26 stark auf Beratung und Potenzialerkennung ausgerichtet ist, setzt DIGITAL.PLUS26 bei größeren Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten an.
Das Förderprogramm von Land Oberösterreich und WKO Oberösterreich unterstützt KMU mit Firmensitz in Oberösterreich bei zukunftsgerichteten betrieblichen Automatisierungs- und Digitalisierungslösungen.
Gefördert werden Projekte in den Schwerpunkten:
- Automatisierung & Digitalisierung
- Datenmanagement & Künstliche Intelligenz
- Sichere IT-Systeme / Cyber-Security
DIGITAL.PLUS26 ist besonders dann interessant, wenn bereits ein konkretes Projekt erkennbar ist – zum Beispiel:
- Einführung oder Erweiterung einer digitalen Lösung
- Automatisierung eines betrieblichen Ablaufs
- Aufbau einer besseren Datenbasis
- Einsatz von KI im betrieblichen Umfeld
- Verbesserung von Schnittstellen und Systemen
- Maßnahmen zur Erhöhung der IT- und Datensicherheit
Damit kann DIGITAL.PLUS26 der nächste Schritt sein, wenn aus einer Potenzialanalyse ein konkretes Umsetzungsprojekt entsteht..
Digitalisierung parallel zum Tagesgeschäft umsetzen
Eine der größten Herausforderungen in KMU ist nicht die Idee selbst, sondern die Umsetzung im laufenden Betrieb.
Viele Unternehmen haben volle Auftragsbücher, knappe personelle Ressourcen und kaum freie Kapazitäten für zusätzliche Projekte. Deshalb müssen Digitalisierungs- und KI-Projekte pragmatisch geplant werden.
Aus meiner Erfahrung funktioniert das am besten mit einem klaren, schlanken Vorgehen:
1. Klein starten
Nicht alles gleichzeitig verändern. Besser ist ein klar abgegrenzter Anwendungsfall mit sichtbarem Nutzen.
2. Aufwand realistisch einschätzen
Wie viel Zeit braucht das Unternehmen intern? Wer muss eingebunden werden? Welche Entscheidungen sind notwendig?
3. Mitarbeitende früh einbeziehen
Die besten Hinweise auf echte Effizienzpotenziale kommen oft aus dem Tagesgeschäft.
4. Umsetzung in Etappen planen
Ein Projekt sollte in überschaubare Schritte gegliedert werden, damit Fortschritt sichtbar wird und der laufende Betrieb nicht überlastet wird.
5. Nutzen messbar machen
Digitalisierung sollte nicht nur eingeführt, sondern bewertet werden: Spart sie Zeit? Reduziert sie Fehler? Verbessert sie Transparenz? Entlastet sie Mitarbeitende?
Gerade für KMU ist wichtig: Digitalisierung muss nicht kompliziert starten. Oft reicht ein gut gewählter erster Anwendungsfall, um spürbare Entlastung zu schaffen.
Mein Beratungsansatz: Anbieterneutral, praxisnah und nutzenorientiert
Als zertifizierter Digitalisierungs- und KI-Berater mit 20 Jahren Erfahrung in produzierenden Unternehmen weiß ich, woran Digitalisierungsprojekte in KMU oft scheitern: zu wenig Zeit, knappe Ressourcen, gewachsene Prozesse, Kostendruck, Fachkräftemangel und Unsicherheit bei der Auswahl der richtigen Lösungen.
Genau diese Unsicherheit führt oft dazu, dass Digitalisierungs- und KI-Projekte aufgeschoben werden – obwohl der Bedarf längst da ist. Meist fehlt nicht der Wille zur Veränderung, sondern eine klare Entscheidungsgrundlage: Wo starten wir? Was bringt wirklich Nutzen? Und welche Lösung passt zu unserem Unternehmen?
Sinnvolle Reihenfolge: Von der Potenzialanalyse zur Umsetzung
Für Unternehmen ist folgende Reihenfolge besonders sinnvoll:
1. Potenziale erkennen
Mit einer Potenzialanalyse werden Prozesse, Abläufe, Daten und mögliche KI-Anwendungsfälle betrachtet.
2. Maßnahmen priorisieren
Nicht jede Idee ist sofort sinnvoll. Entscheidend ist, jene Maßnahmen auszuwählen, die realistisch sind und den größten Nutzen bringen.
3. Förderfähigkeit prüfen
Je nach Ausgangssituation kann ERFOLG.PLUS 26 für die Beratung oder DIGITAL.PLUS26 für die Umsetzung interessant sein.
4. Projekt sauber aufsetzen
Für größere Vorhaben braucht es klare Ziele, Anforderungen, Kosten, Verantwortlichkeiten und eine nachvollziehbare Umsetzungslogik.
5. Umsetzung begleiten
Digitalisierung endet nicht mit der Auswahl eines Tools. Entscheidend ist, dass die Lösung im Betrieb funktioniert, akzeptiert wird und messbaren Nutzen bringt.
Fazit: Mehr Effizienz beginnt mit dem richtigen Anwendungsfall
ERFOLG.PLUS 26 und DIGITAL.PLUS26 können für KMU in Oberösterreich eine sinnvolle Kombination sein.
ERFOLG.PLUS 26 eignet sich besonders, um Potenziale zu erkennen, Geschäftsprozesse zu analysieren und erste Digitalisierungs- oder KI-Anwendungsfälle zu identifizieren.
DIGITAL.PLUS26 eignet sich besonders, wenn aus diesen Potenzialen konkrete Umsetzungsprojekte entstehen – etwa in den Bereichen Digitalisierung, Automatisierung, Datenmanagement, KI oder Cyber-Security.
Der wichtigste Punkt ist jedoch: Digitalisierung sollte nicht mit der Frage beginnen, welches Tool gekauft werden soll.
Sie sollte mit der Frage beginnen:
Welcher Anwendungsfall bringt unserem Unternehmen wirklich mehr Effizienz?
Wenn Sie herausfinden möchten, welche Förderung, welcher Anwendungsfall und welcher nächste Schritt für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, unterstütze ich Sie gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.
Über den Autor
Adis Kaljiković ist zertifizierter KI- und Digitalisierungsberater sowie TÜV-Austria-zertifizierter Qualitätsbeauftragter. Mit AKUB unterstützt er Unternehmen in Salzburg und Oberösterreich dabei, Digitalisierung, KI und Automatisierung praxisnah und nutzenorientiert einzusetzen.
Vor seiner Beratungstätigkeit sammelte er über 20 Jahre Erfahrung in Produktentwicklung, Produktion, Qualitätsmanagement und Prozessoptimierung. Diese Praxiserfahrung hilft ihm, Digitalisierungs- und KI-Projekte dort anzusetzen, wo sie im Arbeitsalltag tatsächlich Wirkung zeigen: bei konkreten Anwendungsfällen, effizienten Prozessen und spürbarer Entlastung für Unternehmen und Mitarbeitende.
Besonders für produzierende Unternehmen ist diese Kombination wertvoll: technisches Verständnis, Prozessdenken, Qualitätsbewusstsein sowie ein klarer Blick auf technische, regulatorische und organisatorische Rahmenbedingungen – immer verbunden mit der Frage, welcher wirtschaftliche Nutzen im Betrieb tatsächlich entsteht.
Sein Beratungsansatz ist anbieterneutral: Nicht die Software steht am Anfang, sondern der konkrete Bedarf im Unternehmen. Erst wenn klar ist, welches Problem gelöst oder welcher Prozess verbessert werden soll, wird nach der passenden digitalen Lösung gesucht.
Sie möchten wissen, wo sich in Ihren Abläufen Automatisierung lohnt? In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir uns das gemeinsam an.
