Viele KMU nutzen ChatGPT „ad hoc“ – für eine schnelle E-Mail, eine Zusammenfassung oder einen Angebotsentwurf. Und genau da zeigt sich das Muster: Mal ist das Ergebnis top, mal zu lang, zu vage oder im falschen Ton. Der Unterschied zwischen „KI ausprobieren“ und „KI nutzen“ ist fast immer derselbe: Standardisierung.
Kurzvideo aus der Praxis: Custom GPT Schritt für Schritt
Im folgenden Video sehen Sie ein konkretes Praxisbeispiel: einen Custom GPT wird von Grund auf aufgebaut – mit klarer Aufgabe, Regeln und einem festen Output-Format. In diesem Fall ist der Custom GPT als Prompt-Optimierer aufgebaut. Ziel ist, aus schwachen Prompts präzise Anweisungen zu machen, damit die KI weniger rät und schneller zu brauchbaren Ergebnissen kommt.
Weiterführende Links:
- Prompt-Optimierer testen: AKUB Prompt-Optimierer (Link im Videokommentar)
- Vertiefung: Blogbeitrag „Prompt Engineering“
- Weitere Praxisvideos für KMU: AKUB YouTube-Kanal
Hinweis (DSGVO & EU AI Act): Wenn personenbezogene Daten nötig sind, nur über freigegebene Tools und definierte Prozesse.
4 sinnvolle Anwendungsfälle aus der KMU-Praxis
1) Kundensupport: Antworten schneller und konsistenter
Hinterlegen Sie Bedienungsanleitungen, FAQs und Standardfälle (z. B. Rückgabe, Garantie, Fehlermeldungen). Der Custom GPT erstellt daraus Antwortentwürfe für Support-Anfragen – im passenden Ton und mit klarer Struktur.
Effekt: weniger Suchaufwand, schnellere Reaktionszeiten, einheitliche Qualität.
2) Onboarding & internes Wissen: Wissen auffindbar machen
Bündeln Sie interne Infos wie Prozesse (SOPs), Checklisten, Tools, Ansprechpartner:innen, typische Fehler. Neue Mitarbeitende bekommen schneller Orientierung, und das Team spart Rückfragen.
Effekt: kürzere Einarbeitung, weniger Unterbrechungen im Tagesgeschäft.
3) Produktberater: Produktwissen sofort verfügbar
Hinterlegen Sie Kataloge, Datenblätter, Produktvarianten, Kompatibilitäten, Preis-/Paketlogik. So können Fragen intern (Vertrieb/Service) oder extern (Kundschaft) deutlich schneller beantwortet werden – idealerweise mit Verweis auf die passende Stelle im Dokument.
Effekt: schnellere Beratung, weniger Ping-Pong, bessere Abschlussquote.
4) Marketing & Kommunikation: konsistent intern und extern
Hinterlegen Sie CI-/Brand-Guidelines, Wording (Do/Don’t), Kernbotschaften, Zielgruppen und 2–3 Beispieltexte (z. B. Website, Newsletter, LinkedIn). Der Custom GPT erstellt daraus konsistente Entwürfe – intern (Vorlagen, Leitfäden) und extern (Posts, Mails, Webtexte).
Effekt: einheitlicher Auftritt, weniger Abstimmungsschleifen, schnellere Content-Erstellung – ohne dass Ton und Botschaft verwässern.
Kurz gesagt: Das sind „leichte Hebel“ mit großer Wirkung: Sie entlasten das Team, reduzieren Durchlaufzeiten und verbessern die Kundenzufriedenheit durch schnellere, konsistente Antworten.
Der 30-Minuten-Bauplan
- Use Case wählen (1 Stück).
- Output-Standard festlegen (Länge + Struktur).
- Regeln setzen:
- Fehlen Infos → max. 3 Rückfragen
- Unklares → als Annahme markieren
- klare Sprache, keine Floskeln
- Abschluss immer: Nächster Schritt
- 1 gutes Beispiel (Input + idealer Output) hinterlegen.
- Mit 5 echten Fällen testen und nachschärfen.
KMU.DIGITAL: KI-Projekte strukturiert starten – mit Zuschüssen
KMU.DIGITAL unterstützt österreichische KMU dabei, Digitalisierungs- und KI-Projekte strukturiert anzugehen – mit Zuschüssen für Beratung und Umsetzung. Insgesamt sind bis zu 9.000 € möglich (max. 3.000 € für Beratung und max. 6.000 € für die Umsetzung). Als zertifizierte KMU.DIGITAL-Beratung unterstütze ich Sie von der Potenzialanalyse bzw. Strategieberatung bis zur förderfähigen Umsetzung.
Weitere Details im Blogbeitrag: KMU.DIGITAL Förderprogramm
Als zertifizierter KI-Beauftragter und KMU.DIGITAL-Berater unterstütze ich KMU in Salzburg und Oberösterreich dabei, KI gezielt und praxisnah zu nutzen – von der Bestandsaufnahme über Schulungen bis zur Implementierung. Klar, verständlich und so, dass es im Alltag funktioniert.
